Artikel von 14.02.2016
Keine Furcht vor Veränderungen!

Mit der Diskussion um die sogenannte gute Unternehmensführung vor allem börsennotierter Aktiengesellschaften gewinnt die Frage der freiwilligen Einrichtung eines Beirats im Mittelstand immer mehr an Bedeutung. Rund 80 Prozent der Familienunternehmen mit mehr als 125 Millionen Euro Umsatz haben bereits einen Beirat, kleinere Unternehmen verfügen dagegen erst zu einem Drittel über ein solches Gremium. Tendenz allerdings steigend. Und das hat Gründe.

Wer einen Beirat gut besetzt und professionell arbeiten lässt, bekommt einen echten Mehrwert. Vom Coach, der den Unternehmer auch bei persönlichen Problemen unterstützt, über den Sparringspartner zur Diskussion schwieriger Themen bis zum Durchsetzer unliebsamer Entscheidungen. Ganz entsprechend den Anforderungen, die an den Beirat gestellt werden, und dem Gestaltungsund Entscheidungsraum, dem man einem Beirat in seiner Arbeit gibt.

Einen Beirat einzurichten bedingt also, sich im Vorfeld einiger Dinge klar zu werden. Zum einen sind die Erwartungen zu formulieren, die an den Beirat gerichtet werden. Zum anderen ist festzuhalten, wozu man als Unternehmer bereit ist. Sollen die wichtigen Themen tatsächlich auf den Tisch kommen? Ist man offen für ernste und harte Kritik? Besteht die Bereitschaft, guten Argumenten zu folgen und die eigene Meinung zu ändern? Will man Verantwortung wirklich teilen? Erst wenn hinter diesen Fragen ein deutliches Ja mit Ausrufungszeichen steht, sollte man sich auf den Weg machen.

Voraussetzung, um einen Beirat einzurichten, ist die Bereitschaft der Gesellschafter, sich Dritten zu öffnen. Dabei geht es in Familienunternehmen nicht nur um die nackten Geschäftszahlen oder um Strategien und Planungen, sondern oft auch um persönliche Themen wie das Verhältnis der Gesellschafter untereinander oder zur Geschäftsführung. Nicht selten nehmen diese Themen viel Raum ein.

Bezüglich der Erwartungen an den Beirat muss Klarheit hergestellt werden, welche Rolle er einnehmen und welchen Nutzen er stiften soll. Beim freiwillig eingerichteten Beirat reicht die Bandbreite vom reinen Ratgeber über die Kontrollinstanz bis zum Entscheidungsgremium, das beispielsweise die Jahresplanung verabschiedet oder größere Investitionen genehmigt. Was sich absolut verbietet, ist die Einmischung in das Tagesgeschäft. Spätestens dort endet das Wirkungsfeld eines jeden Beirats Der erwartete Nutzen eines Beirats ist in Form klarer Ziele zu fixieren, die mit seiner Hilfe und Unterstützung erreicht werden sollen. Sie bilden die Basis, um den Erfolg der Arbeit des Beirats zu messen und zu kontrollieren. Und das sollte regelmäßig getan werden. Zum einen um den Einsatz der Mittel zu rechtfertigen, zum anderen um Maßnahmen zu ergreifen, falls der erwartete Erfolg ausbleibt. Die Effizienzprüfung der Arbeit von Aufsichtsräten kann dabei eine Orientierung sein.

Unabhängig von der Rolle des Beirats ist seine Besetzung zu sehen. Denn es ist stets darauf zu achten, dass die nötige Distanz von den Beiräten zu den Gesellschaftern gegeben und Interessenkonflikte ausgeschlossen sind. Der eigene Steuerberater, der Wirtschaftsprüfer oder ein Vertreter der Hausbank scheiden deshalb als Beiräte genauso aus wie Vertreter aus dem Kreis des Wettbewerbs, der Kunden oder der Lieferanten. Und der gute Freund, dem man mit einem Beiratsposten helfen möchte, ist genauso fehl am Platz wie der Politiker, mit dem man sein Unternehmen schmücken möchte. Auch die Profile der Beiräte sind losgelöst von ihrer Rolle zu sehen. Integer und streitbar – so lassen sich die wesentlichen Persönlichkeitsmerkmale des idealen Beirats beschreiben. Finanziell muss er unabhängig sein; kritische Äußerungen oder unliebsame Entscheidungen eines Beirats dürfen nicht deshalb unterbleiben, weil ein daraus möglicherweise resultierender Verlust des Mandats massiven Einfluss auf dessen wirtschaftliche Situation hätte. Nicht zuletzt muss ein Beirat das notwendige Fachwissen sowie die entsprechende Erfahrung mitbringen, mindestens als Unternehmer, noch besser auch als Beirat.

Beiräte setzen sich meist aus drei bis fünf Mitgliedern zusammen, abhängig von der Größe des Unternehmens. Hinsichtlich Fachwissen und Erfahrungen sollten sie unterschiedliche Hintergründe haben und sich dadurch ergänzen.

Ein Beirat kann auf unterschiedlichen Wegen eingerichtet werden. Manche Unternehmen nehmen es in die eigene Hand, andere bedienen sich für die Vorauswahl geeigneter Kandidaten spezialisierter Beratungsunternehmen. Wieder andere beanspruchen bis zur Ausarbeitung der Beiratsordnung die gesamte Bandbreite an heute verfügbaren Dienstleistungen. Was aber stets im Unternehmen verbleibt: Dort sind Anforderungsprofil, Aufgaben sowie Kompetenzen des Beirats festzulegen. Und auch die Inhalte der Beiratsordnung, die den rechtlichen Rahmen für die Arbeit eines Beirats setzt, muss das Unternehmen definieren.

Ist der Weg bis hierher zurückgelegt, geht es jetzt noch darum, eine effiziente Arbeitsweise des Beirats zu gewährleisten. Hierzu sind einige Rahmenbedingungen zu setzen. Das ist die Anzahl der Sitzungen pro Jahr, die Tagesordnung, die einen festen Rahmen haben muss, die zu besprechenden Themen sowie die Unterlagen, die den Beiräten rechtzeitig vor den Sitzungen bereitzustellen sind. Aber auch andere Regularien wie die Führung der Sitzungen oder Form und Inhalt der Sitzungsprotokolle sind im Vorfeld festzulegen. Das erspart Diskussionen und ermöglicht einem neuen Beirat, sofort und systematisch mit der Arbeit zu beginnen. Bleibt zu guter Letzt die Frage der Vergütung. Sie schwankt mit der Größe des Unternehmens. Die Honorare beginnen pro Beiratsmitglied und Jahr bei 6000 Euro in kleinen Unternehmen (unter zehn Millionen Euro Umsatz) und reichen bis über 30 000 Euro für Unternehmen mit mehr als 500 Millionen Euro Umsatz – all dies bei in der Regel vier Sitzungen pro Jahr. Beiratsvorsitzende erhalten das 1,5- bis 2-fache Honorar eines normalen Mitglieds. Neben der Größe beeinflussen aber auch die Branche des Unternehmens oder die Zustimmungskompetenzen des Beirats das Honorar; vereinfacht gesagt: mehr Verantwortung für den Beirat kostet mehr. Fazit: Mit einem qualifizierten Beirat zusammenzuarbeiten, erfordert vom Unternehmer ein Umdenken. Wer aber dazu bereit ist, leistet damit einen Beitrag, ein Unternehmen noch besser auf die Zukunft vorzubereiten und sein Lebenswerk abzusichern.